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Eventi online o in presenza? Facciamo il punto

Eventi online o in presenza? Facciamo il punto

3 giugno 2024Eventi online o in presenza? Facciamo il punto

Il mondo degli eventi sta vivendo una fase di profonda trasformazione, adattandosi alle nuove esigenze e alle tecnologie emergenti. L'emergenza sanitaria ha accelerato il passaggio verso il digitale, ma non ha cancellato il valore degli incontri in presenza. Oggi, la realtà è un mix di eventi online e in presenza, con l'obiettivo di creare esperienze coinvolgenti e inclusive.

Eventi online: accessibilità e partecipazione globale

Gli eventi online hanno rivoluzionato il modo di comunicare e condividere contenuti. Webinar, conferenze virtuali e fiere digitali hanno permesso di abbattere le barriere geografiche e di raggiungere un pubblico globale. I vantaggi sono evidenti: accessibilità, in quanto chiunque con una connessione internet può partecipare abbattendo i costi di trasferta e soggiorno; flessibilità, poiché la fruizione è on demand, permettendo di seguire l'evento in qualsiasi momento e luogo; ampliamento del pubblico, dato che si può raggiungere un numero di partecipanti nettamente superiore rispetto agli eventi in presenza; e contenuti interattivi, con l'uso di strumenti digitali per rendere l'esperienza più coinvolgente e stimolante l'interazione tra i partecipanti.

E fin qui è storia nota; e possiamo aggiungere, tanto per rimanere nel terreno del diffuso, che gli eventi online possono soffrire di mancanza di interazione umana e di difficoltà di networking, e che per ovviare a questi limiti, è fondamentale pianificare l'evento con cura, utilizzando piattaforme che favoriscano la comunicazione e la collaborazione tra i partecipanti.

Va bene, ma questa è stata una vera e propria rivoluzione. Un totale cambio di registro che ci ha traghettati in un'altra era. Un'era in cui non si può più prescindere dalle logiche e le funzionalità introdotte degli eventi online. Anzi sono essi stessi a darci tutta una serie di suggerimenti per creare dei momenti di aggregazione in presenza che siano in grado di far coesistere il meglio di entrambe le versioni.

Ma andiamo per gradi, abbiamo iniziato dall'online e  ora spostiamoci in territorio fisico.

Eventi in presenza: il valore dell'esperienza umana

Gli eventi in presenza rimangono fondamentali per creare relazioni autentiche e condividere esperienze immersive. Il contatto umano, l'interazione dal vivo e la possibilità di networking sono elementi insostituibili che rendono gli eventi in presenza unici e preziosi.

Questa è un'affermazione che si riporta spesso. Peccato che poi i nostri ragazzi utilizzino prima il digitale per creare le basi su cui poi forse si stabiliranno delle relazioni autentiche; senza parlare dei siti di incontri, delle logiche innovative per cui siti come Meetic o Tinder hanno abituato già almeno un paio di generazioni e ricostruirsi un tessuto di contatti che hanno come obiettivo primario il concretizzarsi nel fisico.

I vantaggi degli eventi in presenza includono l'esperienza immersiva, dove l'impatto emotivo e la partecipazione attiva sono amplificati dal contatto diretto; il networking, con la possibilità di stringere relazioni e creare contatti professionali; l'engagement, poiché l'interazione dal vivo favorisce una maggiore attenzione e coinvolgimento da parte dei partecipanti; e la brand awareness, dove gli eventi in presenza offrono una grande visibilità per il marchi e un'occasione per rafforzare la propria immagine.

Sì ma è vero anche che per organizzare un sistema di incontri efficace non si può esimersi dall'utilizzare il digitale. E allora ecco che vediamo tutti in giro a guardare il proprio dispositivo cellulare per cercare i prossimi appuntamenti in programma e magari curiosare tra le informazioni e le foto di profilo del proprio interlocutore.

Gli eventi in presenza possono essere costosi e complessi da organizzare. Inoltre, la loro fruizione è limitata da fattori geografici e di tempo, non che quelli digitali siano molto più semplici visto le complessità di ordine tecnologico che si portano dietro.

Eventi ibridi: il futuro del settore

La vera forza risiede nell'integrazione tra online e offline, dando vita a eventi ibridi che combinano i vantaggi di entrambi i formati. In questo modo, si possono creare esperienze più complete e coinvolgenti, raggiungendo un pubblico più ampio e diversificato. Gli eventi ibridi possono includere lo streaming live di eventi in presenza, permettendo a chi non può partecipare fisicamente di seguire l'evento da remoto; sessioni interattive online per approfondire contenuti specifici o facilitare il networking tra i partecipanti; e piattaforme di comunicazione dedicate per mantenere il contatto tra i partecipanti prima, durante e dopo l'evento.

Inoltre, un evento di questo tipo, consente una maggiore flessibilità, permettendo ai partecipanti di unirsi sia fisicamente che virtualmente. Questo formato offre la possibilità di raggiungere un pubblico più vasto e diversificato, superando le barriere geografiche e aumentando la partecipazione globale. Gli eventi ibridi possono includere trasmissioni in diretta di eventi in presenza, sessioni interattive online, e l'uso di piattaforme di comunicazione per mantenere il contatto tra i partecipanti prima, durante e dopo l'evento.

La tecnologia in questo caso ci viene in aiuto, e stratagemmi come per esempio l'uso del QR code per consentire alle persone di scambiarsi biglietti da visita, diventano molto utili in una configurazione votata al massimo livello di interazione e di creazione di relazioni di business durature.

Strumenti digitali per potenziare gli eventi

Esistono numerosi strumenti digitali che possono aiutare a organizzare e gestire eventi online, in presenza e ibridi. Tra questi: piattaforme di webinar e videoconferenza per trasmettere contenuti in diretta e favorire l'interazione tra i partecipanti; strumenti di social media per promuovere l'evento, creare community e incoraggiare la partecipazione; piattaforme di event management per gestire iscrizioni, pagamenti, logistica e comunicazione; strumenti di gamification per rendere l'esperienza più coinvolgente e incentivare la partecipazione; e app di networking per facilitare la connessione tra i partecipanti e la creazione di relazioni professionali.

Un caso di successo importante è la piattaforma B-Match di Promos Italia che negli ultimi 12 mesi ha organizzato ben 3.000 appuntamenti fra aziende (1.300) e responsabili acquisti (300), sia nella modalità totalmente online che ibrida. 

L'utilizzo sapiente di questi strumenti può ottimizzare l'organizzazione degli eventi, aumentare il coinvolgimento dei partecipanti e massimizzare il ritorno sull'investimento.

Creare momenti di incontro: l'elemento chiave

Indipendentemente dal formato, il successo di un evento dipende dalla sua capacità di creare momenti di incontro tra i partecipanti. Questo significa favorire l'interazione e la collaborazione, creando spazi virtuali o fisici dove i partecipanti possano scambiare idee, fare domande e stringere relazioni, e promuovere il networking, organizzando sessioni dedicate alla connessione tra i partecipanti.

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